Si les voyages d'affaires nous obligent souvent à nous déplacer, il peut être difficile de maintenir sa productivité pendant ces déplacements. En effet, il n'est pas rare de revenir de voyage d'affaires avec une montagne de travail et (éventuellement) plusieurs petits problèmes à régler.
Avant de partir pour un voyage d'affaires, Il est essentiel d'établir un plan pour optimiser votre temps hors du bureau, qu'il s'agisse des trajets en avion sans accès à Internet ou des moments de calme entre les réunions et autres engagements professionnels. Pour bien préparer votre déplacement et maximiser votre efficacité, commencez par vous familiariser avec la politique de voyage de votre entreprise. Préparez également un planning de voyage détaillé et assurez-vous d'avoir accès à tous les outils nécessaires pour travailler à distance tout en remplissant vos obligations.
Veuillez consulter la politique de voyage de votre entreprise.
De nombreuses entreprises ont des politiques de voyage visant à préserver la productivité pendant les déplacements. Avant de partir en voyage, il est donc important de connaître les directives qui vous concernent. Duty of careCes politiques précisent comment effectuer vos réservations de voyage, quelles dépenses peuvent être facturées à l'entreprise, à quelle fréquence vous devrez communiquer avec votre équipe et toute autre exigence de votre entreprise pendant votre absence physique du bureau.
Consulter ces politiques avant de quitter le bureau vous permettra d'obtenir des réponses à toutes vos questions concernant vos objectifs et de réduire les malentendus avec votre équipe une fois de retour au bureau.
Optimisez vos messages d'absence du bureau pour Messagerie vocale & E-mail
On ne sait pas toujours qui aura besoin de votre expertise lorsqu'on est en déplacement. Il est donc essentiel de mettre en place un système pour maintenir sa productivité en voyage :
- Informer les autres de votre absence.
- Comment peut-on vous joindre pendant votre absence du bureau ?
- Qui pourrait-on contacter à votre place si vous êtes injoignable ?
L'objectif est de s'assurer que toute personne qui a besoin de vous joindre sache à quoi s'attendre pendant votre absence. Cela peut impliquer d'être un peu plus patiente en attendant une réponse ou de contacter une autre personne pouvant intervenir en cas d'urgence.
Planification rigoureuse et outils utiles
Établir un planning détaillé précisant vos interlocuteurs, vos déplacements et les dates de vos différents engagements vous permettra, ainsi qu'à vos collègues, d'organiser au mieux vos actions. Plus vous vous préparerez avant de quitter le bureau, moins vous risquerez de perdre du temps et de vous frustrer.
Préparez vos présentations en vous procurant les outils nécessaires à l'avance. Contactez votre opérateur mobile pour connaître les forfaits voyage et éviter les frais élevés. Utilisez des applications mobiles pour réserver vos vols, voitures et espaces de coworking avec Wi-Fi. Téléchargez à l'avance les applications utiles pour voyager sans papier et avoir l'information à portée de main.
Soyez prêt à réseauter
Tout créneau disponible dans votre emploi du temps vous permet d'élargir votre clientèle. Les réseaux sociaux peuvent vous informer des événements de réseautage liés à votre secteur, ce qui peut vous attirer des clients potentiels. Partez un jour plus tôt afin d'avoir le temps de planifier des réunions supplémentaires ou d'assister à des événements de réseautage. Toute occasion de découvrir de nouvelles villes et cultures est rare et précieuse, alors évitez de rester enfermé dans votre chambre d'hôtel si possible. Profitez au maximum de ce temps loin de votre poste.
Productivité au travail en voyage : Retour au bureau
Avant de retourner au bureau, compilez soigneusement vos notes, comptes rendus de réunion et autres recherches. Ce suivi vous permettra de répondre aux questions que votre équipe pourrait avoir à votre retour. Vous pouvez également organiser des réunions pour leur présenter en détail les différentes découvertes ou opportunités rencontrées pendant votre absence. Plus vous gérerez votre temps de manière autonome, plus vos partenaires et collègues vous feront confiance.