Si bien los negocios a menudo requieren que viajemos, estar de viaje puede dificultar la productividad. De hecho, no es raro regresar de viajes de negocios con una montaña de trabajo y (posiblemente) varios problemas menores.
Antes de salir a dar un paseo viaje de negocios, Es fundamental crear un plan para aprovechar al máximo el tiempo fuera de la oficina (OOO), desde los vuelos sin internet hasta los momentos de tranquilidad entre reuniones y otros compromisos laborales. La mejor manera de prepararse y optimizar la eficiencia durante el OOO es conocer las políticas de viaje de la empresa. Además, prepare un itinerario de viaje detallado y asegúrese de tener acceso a todas las herramientas necesarias para trabajar de forma remota sin descuidar sus responsabilidades.
Revisa la política de viajes de tu empresa.
Muchas empresas tienen políticas de viaje para proteger la productividad durante los desplazamientos. Por lo tanto, antes de emprender un viaje, debe conocer las directrices que se aplican a su caso. Obligación de cuidarEstas políticas describen cómo debe realizar las reservas de viaje, qué gastos se pueden repercutir a la empresa, con qué frecuencia deberá comunicarse con su equipo y cualquier otra cosa que su empresa pueda requerirle durante su ausencia física de la oficina.
Revisar estas políticas antes de salir de la oficina le permitirá obtener respuestas a cualquier pregunta sobre sus objetivos y reducir los malentendidos con su equipo en la oficina.
Optimiza tus mensajes de ausencia para Mensaje de voz & Correo electrónico
No siempre se sabe quién necesitará tu experiencia cuando estés fuera de la oficina. Por eso, es fundamental establecer un sistema para mantener la productividad durante los viajes:
- Informar a los demás de tu ausencia.
- ¿Cómo se le puede contactar durante su ausencia de la oficina?
- ¿A quién se podría contactar en su lugar si usted no puede?
La idea es que cualquier persona que necesite contactarte sepa qué esperar durante tu ausencia. Esto puede implicar tener un poco más de paciencia mientras esperan una respuesta o contactar a otra persona que pueda ayudar en caso de emergencia.
Planificación diligente y herramientas útiles
Elaborar un cronograma detallado con quién te comunicarás, adónde irás y cuándo tendrán lugar las distintas actividades te ayudará a ti y a tus compañeros a determinar cómo cumplir con los compromisos específicos. Cuanto mejor te prepares antes de salir de la oficina, menos probabilidades tendrás de perder el tiempo con contratiempos.
Prepárate para tus presentaciones consiguiendo las herramientas con antelación. Contacta con tu operador móvil para obtener paquetes de viaje y evitar cargos elevados. Usa aplicaciones móviles para reservar vuelos, coches y espacios de oficina con wifi. Descarga aplicaciones útiles con antelación para viajar sin papel y tener la información a mano mientras viajas.
Prepárate para conectar con otros.
Cualquier hueco en tu agenda te permite ampliar tu cartera de clientes. Las redes sociales pueden informarte sobre eventos de networking relacionados con tu sector, lo que puede generar clientes potenciales. Sal un día antes para tener tiempo de programar reuniones adicionales o asistir a eventos de networking. Cualquier oportunidad de conocer nuevas ciudades y culturas es excepcional y una posición envidiable, así que no te quedes en la habitación del hotel si puedes evitarlo. Aprovecha al máximo este tiempo fuera de tu puesto.
Productividad laboral durante los viajes: Volver a la oficina
Antes de regresar a la oficina, organice minuciosamente sus notas, actas de reuniones y demás investigaciones. Revisar su tiempo fuera le preparará para cualquier pregunta que su equipo pueda tener a su regreso. También puede programar reuniones para informarles detalladamente sobre los hallazgos u oportunidades que surgieron durante su ausencia. Cuanto más se esfuerce en gestionar su tiempo fuera de la oficina, mayor será la confianza que sus socios y colegas depositarán en usted.